Klankborden, tegen je aan houden, sparren of afstemmen: Pas op!

“Graag willen wij maandag onze ideeën tegen een aantal collega’s aanhouden. Jullie zijn een goed klankbord om te checken waar we nu staan. Graag krijg ik jullie feedback op de beelden die tot nu toe bij ons zijn ontstaan.”, luidde de uitnodiging voor een van mijn afspraken. Die maandag zaten negen mensen bijna twee uur met elkaar om een veel te grote tafel. Aan het einde van die vergadering was ik niet veel wijzer, maar had ik wel een mooi onderwerp voor dit blog.

Freestyle
Ik ben dol op gesprekken waarvan ik eigenlijk geen idee heb waar ze over gaan. Als de gesprekspartner leuk en interessant is, dan komt er meestal al improviserend en hak op de tak wel iets nuttigs uit. De wereld en haar mensen zijn te complex om maar recht toe recht aan met elkaar op het doel af te gaan. Met zijn tweeën lukt dat meestal prima. Als een soort freestyle dansact zwier je samen over de dansvloer en speel je in op het initiatief van de ander. Samen bouw je een mooi gesprek waarbij het verhaal van de ene gesprekspartner weer een compleet register aan vragen, kennis en ervaring opentrekt bij de andere gesprekspartner.

Meer mensen, andere regels
Maar als je met meer mensen bent, dan gelden er hele andere wetten. Met meer dan twee en zeker met negen mensen, zoals die bewuste maandagochtend, kun je niet al meanderend en improviserend aan de gang. Het overduidelijke bewijs werd geleverd doordat tot vier keer toe, door vier verschillende deelnemers schoorvoetend, in verschillende bewoordingen werd gevraagd,: “Waar gaat het over?” en “Wat zijn wij hier aan het doen?” Veelal ben ik de querulant die de knuppel in het hoenderhok gooit, maar deze dag had ik mij voorgenomen om de vragen en opmerkingen weg te puffen. Het gesprek vloog alle kanten op. Van definitie van het onderwerp, naar focus bepalen, via context, naar idee vorming en weer terug naar strategie. Niet onzinnig, maar verre van effectief. Want negen mensen bijna twee uur in een ruimte is een forse investering van tijd en energie. Nog los van de hersteltijd die mensen nodig hebben na zo’n vergadering om de weggelekte energie weer terug te winnen.

Hoe dan wel?
Ben jij de initiatiefnemer van de afspraak en komen er meer dan drie mensen? Ontwerp dan de afspraak. Klinkt wellicht wat zwaar, maar zeker in het begin moet je er echt aandacht aan besteden. Wat wil je met de afspraak bereiken? Wie heb je daar voor nodig? Antwoord op deze vragen bepalen uiteindelijk het ontwerp van de bijeenkomst. Gewenste voorbereiding, fysieke omgeving, proces van de bijeenkomst en tijdstip hangen af van het doel van de bijeenkomst. Gouden tip is in ieder geval te beseffen dat je met meer dan drie mensen eigenlijk geen gesprek kan voeren. Allereerst gaan dan de regels van de groep gelden en zullen mensen zich sneller conformeren aan de groepsnorm. Met als gevolg slechtere besluiten en nooit geopperde ideeën. Ten tweede zorgt een groter aantal mensen ervoor dat de spreektijd per persoon steeds kleiner wordt. Niet alleen verslapt de aandacht bij deelnemers, maar het wachten totdat je kan spreken gaat ook nog eens bijzonder traag. Bij vergaderingen of bijeenkomsten met meer dan drie mensen helpt het enorm om van een serieel gesprek met zijn allen, naar een paralel gesprek te gaan met kleinere groepjes. De essentie deel je vervolgens weer met elkaar in de grote groep. Leuker en sneller.

Geen omstanders
Ook als jij word uitgenodigd, heb jij ook een verantwoordelijkheid. Gedraag je niet als machteloze omstander die achteraf bij de koffieautomaat klaagt over die saaie, langdradige vergadering. Als jij niet ingrijpt ben jij medeplichting aan de energieverspilling. Vraag dus vooraf wat het doel van de vergadering is. Welke vraag beantwoord moet worden en of jij kan helpen bij het ontwerp van de vergadering. Als je onverhoopt toch belandt in zo’n monsterlijke meeting, zeg het dan! Wees dapper en zeg dat jij afgehaakt bent, dat je energie weglekt en vraag of jij de enige bent. Waarschijnlijk gaan er meerdere handen aarzelend omhoog en is de start gemaakt van leukere en effectievere samenwerking. Begin jij er morgen mee?

Dit blog is eerder gepubliceerd op HRbase, het exclusieve netwerk voor alle HR Professionals. Je kunt dit blog ook beluisteren via de podcast van People Power.